1
START YOUR DAY WITH A priority LIST
Lists are always a good idea. Everyday, I create a list of the most crucial items that need to get done within a workday. I always try to do this the night before so that I wake up already knowing what’s on deck. Making this list at the end of the day gives me peace of mind. It lets me unwind and decompress because I know that I’m organized before going to sleep. I’ll fall asleep easy because I know that I can hit the ground running in the AM.
The number of to-dos can vary.There are plenty of productivity/time management articles that will tell you to always write down a certain number (often 6 or 7), but I think it’s silly to fixate on that. Your list is unique to you and your job. just try to strike a balance between pushing yourself to get the most out of your day, and being realistic about what you can reasonably accomplish. You don’t want your list to become discouraging because it’s too overwhelming. For me, this list most often varies between five and ten items.
I always organize my list with the most crucial or hardest things first.This works wonders for motivation. a lot more on this below, but checking off the scary things first makes every subsequent task seem easier and a lot more manageable.
2
TIME BLOCKING and CALENDARIZING
Time blocking and calendarizing are arguably the two most critically crucial time management strategies for me.
With time blocking, you give all tasks and activities dedicated, uninterrupted blocks of time so that you achieve them efficiently.
You’ll understand this if you’ve ever taken an hour to write a simple email because you keep getting interrupted by other things. give yourself a dedicated block of time for each item on your list. Then, during that dedicated time, only focus on completing that one task.
For me, that even includes a 15 minute chunk in the morning and afternoon to check my texts. then another chunk of time to check the news. I’ve found that one of the biggest game-changers here is time blocking emails. I don’t check my emails as they come in throughout the day. Instead, I give myself a block of time in the morning and in the afternoon to read and respond to emails. everything that comes in during the interim has to wait. Of course, if a particularly urgent email comes in at another time, my assistant knows to alert me to those types of emergencies.
Once you come up with a list of tasks and the dedicated chunks of time needed to achieve them, it’s time to put everything into your calendar.
Not just the “big things” that involve other people (like meetings, calls, etc.), but also the “solo” projects and even the small, mundane tasks. email correspondence, invoice processing, going to the gym, checking your bank statements, etc. If it’s on your calendar with dedicated time, (a) you’ll actually get to it and (b) you won’t be in a constant mental whirlwind of “wait what else was I supposed to do this afternoon?” Designating time frames for tasks ensures they’ll be completed, and not simply fall off the list.
When it comes to structuring your day and organizing your calendar, think about when you’re most productive.
I’m most productive in the mornings, so I like to get my “solo” work projects knocked out first. These are the items at the top of my priority list, and they’re usually what I’d consider the “hardest.” As the day wears on and I get tired, that’s when I love to do meetings, calls, etc. because talking to people energizes me. So, when my own natural energy is diminishing, I get external stimulation from those activities which provides a pick-me-up.
3
ELIMINATE DISTRACTIONS
We all know how easy it is to get distracted or fall down an instagram rabbit hole. So you have to build in safeguards against that. JegIkke bare slå av telefonvarsler om dagen, men jeg snur faktisk telefonen på flymodus hele tiden, så det er ingen fristelse til å se på skjermen og se en sperring av listede varsler.
Teamledelse og kommunikasjon må også være effektiv. Jeg kan skrive et helt innlegg om teamledelse og kommunikasjon. Fortsatt er det verdt å merke seg at det er godt å la kollegene vite at du fungerer best ved å blokkere, kalenderisere og slå av varsler slik at du lykkes med å administrere teamets forventninger. Hvis de vet at dette er slik du strukturerer dagen din, vil de vite at du ikke kan avbryte deg og å verken (a) holde spørsmål til senere, eller (b) sende deg spørsmål osv. På Slack, men ikke forvent et svar før tiden Du har tildelt senere på dagen.
Dette er selvfølgelig ikke alltid mulig eller praktisk. Det er alltid dager der noe presserende vil utvikle seg, og du kan ikke være så stivt at du ikke er i stand til å hoppe ut av rutinen din og adressere noe som er tidsfølsomt. Men jeg har funnet ut at 90% av avbruddene ikke virkelig er tidsfølsomme. Det er bare noe en kollega har på hodet den gangen eller en e -post som tilfeldig kommer inn når du er midt i en annen oppgave. For de 10% av faktiske presserende problemer, vær fleksibel og adresser dem, men hvis du følger disse metodene, vil du finne at du gjenvinner kontrollen over livet ditt og tiden din i løpet av de andre 90% av arbeidsuken.
4
Hold deg ren og organisert
Dette virker åpenbart, men det er en jeg må jobbe hardt med. Jeg er ikke naturlig noen som finner medfødt lykke og tilfredshet med å ha et perfekt ulastelig hjem eller arbeidsområde. Jeg er ingen Marie Kondo/Monica Geller, og ideen min om en morsom lørdag involverer ikke en etikettprodusent eller en tur til containerbutikken.
Jeg må jobbe med det, og gjøre en bevisst innsats. Jeg har lært hvordan essensiell organisering ikke bare er for mental klarhet og produktivitet, men også tidsstyring. Hvor mye tid jeg kastet bort på videregående, høyskole osv. Fordi jeg ikke kunne huske hvor jeg lagret en viss fil eller ikke kunne finne den ene kjolen som jeg ønsket å ha på meg – Sheesh, det gjør meg svimmel bare å tenke på det . Det tar 30 sekunder å legge noe bort på en organisert måte, men det tar 30 minutter (eller mer!) Å rive fra deg hjemmet eller kontoret og lete etter det når alt er i uorden. Husk dette hver gang du ikke har lyst til å fjerne noe.
Er disse tipsene om tidsstyring nyttige?
Totalt sett er dette virkelig positive endringer du kan gjøre for din daglige for å føle deg mye mer i kontroll over din tid og produktivitet. Erkjenn at ikke hverdagen vil være perfekt, og det er ikke nødvendig å bli motløs hvis du savner en oppgavelement eller tidblokkeringen din kommer ut av smell.
Den kritisk avgjørende tingen å gjøre er å bruke disse tipsene som et rammeverk og begynne å bygge disse vanene. Selv om det ikke går sømløst, vil du fortsatt ha det langt bedre enn du ellers var. Over tid vil du begynne å føle at du har mye mer kontroll. Ikke legg for mye press på deg selv, fordi dette er ment å være nyttig. Du skal aldri føle at du har “mislyktes” på dette til det punktet hvor du gir opp hele systemet. Ta det et skritt av gangen, en dag av gangen, så vil du være glad for at du gjorde det.